Прием, регистрация, первичная оценка заявления1 Прием заявлений, поступивших от заказчика на почту, осуществляется секретарем ОИ.
2 Заявления в бумажном виде поступают секретарю ОИ. Прием заявлений от Заказчиков осуществляется по адресу: 4540108, г. Челябинск, ул. Харлова, д. 11, пом. 10.
Секретарь ОИ проверяет полноту представленных в заявлении сведений о заказчике (наименование организации, юридический адрес, реквизиты, Ф.И.О, телефон, адрес электронной почты контактного лица, подпись заказчика) и ставит отметку с входящим номером и датой приема принятого документа. Запись заносится в журнал регистрации обращений
3 Принятое заявление секретарь ОИ передает в течение 1 (одного) рабочего дня техническому директору ОИ для оценки возможности проведения инспекции.
4 Технический директор в течение 1 (одного) рабочего дня проводит оценку заявления и проводит проверку полноты и достоверности представленной документации (проектная, техническая документация, протоколы лабораторных испытаний, протоколы инструментальных измерений), вся необходимая документация предоставляется в электронном, либо в печатном виде. На основании оценки заявления и проверки предоставленной документации оценивает возможность проведения инспекции (в соответствии с заявленной областью аккредитации - объектом инспекции, видом инспекции, нормативной документации), наличием материально-технических ресурсов, компетентностью персонала), назначает ответственного исполнителя соответственной компетенции (в зависимости от вида инспекции, объекта инспекции).
5 Информирование заказчика о праве выбора метода инспекции за органом инспекции (неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком) указано в форме заявления.
6 При определенных видах/объектах инспекции ответственный исполнитель (исполнители) определяет (ют) группу сложности
7 Технический директор передает секретарю ОИ для передачи заявление в отдел продаж для подготовки проекта договора оказания услуг.
8 Менеджер отдела продаж готовит проект договора и направляет его заказчику со счетом на оплату.
7.9. В случае принятия решения об отклонении заявления, технический директор готовит в письменном виде отказное письмо и направляет его менеджеру отдела продаж для отправки заказчику по электронной почте. Письмо регистрируется секретарем ОИ в журнале исходящих писем
Основанием для отказа в проведении инспекции могут являться:
- отсутствие в заявленной области аккредитации видов инспекции, объектов инспекций, запрашиваемых заказчиком;
- наличие недостоверных данных в документах, предоставленных заказчиком;
- непредставление заказчиком дополнительных документов для проведения инспекции;
- неготовность объекта, предъявляемого для проведения инспекции;
- иные причины.
10. На основании заключенного договора и произведенной оплаты менеджер отдела продаж передает заявление секретарю ОИ. Секретарь ОИ регистрирует принятое заявление в журнале регистрации заявлений
Журнал регистрации заявлений ведется в электронном варианте отдельно по календарному году. До 01 марта следующего календарного года журнал распечатывается, брошюруется, скрепляется печатью и передается в архив ОИ.
Заявлению секретарь ОИ присваивает регистрационный номер таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать объект инспекции.
11 Номер заявления на проведение инспекции является кодом объекта инспекции, а также номером документа, содержащего результаты проведенной инспекции (номер санитарно-эпидемиологического заключения, номер акта санитарно-эпидемиологического обследования). Принятая кодировка объектов инспекции обеспечивает прослеживаемость информации в процессе деятельности органа инспекции и однозначную идентификацию документа по результатам инспекции данного объекта инспекции.
12 По требованию заказчика при наличии у одного заказчика нескольких объектов инспекций или по одному объекту инспекции нескольких групп документарных материалов по разным направлениям деятельности/технологическим процессам каждому объекту инспекции с разными фактическими адресами и виду/типу инспекции по отдельным группам материалом присваивается отдельный номер.
13 Если в выпущенный документ по результатам инспекции (экспертное заключение или в акт санитарно-эпидемиологического обследования) необходимо внести изменения, то выпускается новый документ, взамен выпущенного с новым номером, с указанием реквизитов первоначального документа (номера и даты). Основанием для выпуска новой редакции документа является наличие технической ошибки, письменное обращение заказчика, уведомление об отказе в государственной услуге надзорных органов по результатам рассмотрения документов инспекции.
14 Новый номер для документа с внесенными изменениями присваивается таким образом, чтобы не нарушить общую нумерацию и возможность прослеживания информации.
В адрес заказчика направляется уведомление о выпуске новой редакции документа по результатам инспекции, признании ранее выпущенной редакции не действительной и необходимости ее возвращения органу инспекции.
Создание измененных редакций крайне не приветствуется и возможно по уважительным причинам, не связанным с процедурой и качеством проведения инспекции. В противном случае, если выявляется несоответствие процедуры инспекции нормативной документации на метод инспекции, то результаты такой инспекции аннулируются.
- 15 Заявления, находящиеся в работе более 6-ти месяцев, при отсутствии материалов для проведения инспекции (протоколов, проектной документации) и обратной связи со стороны заказчика подлежат изъятию из работы с формулировкой «аннулировано». Изъятие заявлений происходит по запросу ответственного исполнителя к руководителю ОИ в форме служебной записки и передаются в архив. Переданные в архив документы хранятся до момента планового уничтожения, с последующим внесением в акт уничтожения и самого уничтожения.
